介護職員の面談はこれを見よ！中堅職員以上必須　辞めにくい職場を作るために【現役管理者が教える】

一般の企業とは違い、介護施設では、面談を行うことが多々あります。

施設長、管理者、中堅職員、役職職員は、部下に対して、面談を行わなければ

ならないことがあります。

特に施設長、管理者は必須と言ってもいいでしょう。

介護職員の面談は施設によっては年に１回から２回がほとんどだと思います。

特にボーナス月に行うことが一般的だと思います。

年に数回しかしない面談なので、いざ、しなければならない時には、

戸惑ってしまったり、どう進めればいいのか分からないと思います。

私は管理者になってから月一回のペースで職員面談をした中でのノウハウを伝えていきます。

月に１回のペースで行ってきて、失敗したこと、聞いてよかったことなど

をふんだんに書いています。

 

面談の意義を知る

面談をするにあたって、まず意味を知っておく必要があります。

面談の意味を知らなければ、面談の意義、意味をしることができないので、

職員に対して適切な、質問を言うことができません。

面談とは

面談とは、面会して直接話をすることを言います。

『面』には向かい合う

『談』には語る話す

と言う意味があります。

介護の分野においては、面談は管理する側と職員が相互の情報を共有し、成長促進の為に行うことが多いです。

現場と事務職とのずれを修正する目的もあります。

また、部下への面談もしなければならないこともあると思います。部下への面談はなぜ行うのか

部下への面談の意味

部下への面談は３つ意味があります。

『職場、現場の人間関係について』

『いい点、悪い点の改善』

『悩み、困っていることの有無』

以上の３つの視点で面談を行う必要があります

１つめの人間関係ですが、職員の悩みの半数以上が職場内の

人間関係があります。

その為、人間関係がどのように悪いのかどちらに非があるのかを見極めておく

必要もあります。

2つ目に良い点悪い点をしっかりと伝えていくことが必要になります。

また、どのようになってほしいのかなど、どんなことを期待しているのかを

しっかりと相手に伝えておくこともポイントになります。

３つ目に悩み、困っていることの有無を確認することも必要になります。

１つ目の人間関係以外にも職員は利用者、業務内容、業務の進め方などに

対して、疑問を持っていることがあります。

 

 

面接することのメリット

面談することで得ることができるメリットとして大きく分けて２つあります。

大きく分けますが、とても大切な２つのことをご紹介します。

 

職員の安定

職員の中には、上はなにを考えているのか分からない。現場の意見なんて聞いてくれない。と思っている

職員は多くいます。

その理由として、上司である職員が一人一人の意見を取り込む機会を与えていないことが大半です。

その場合、職員からの意見、提案が著しく減っていく傾向があります。

〇意見がない、提案が出ない＝考えない、活気がでない。ただしているがけ

という結果になりかねません。

そういった意見を取り組む姿勢を見せるだけでも職員のやる気になり、安定に繋がることができます。

会社の意向を伝える。

次に会社の意向、方針を伝える機会でもあります。

施設をどのようにしていくのか、なぜこういった取り組みを行うしのかを伝える必要があります。

主任、施設長の中には、言ったことしていればいいと思っている方がおられますが、

そういった方には、職員は付いていきません。

ついて行っていいのかわかないと言うのが本心だと思います。

職員も人間です。

人を動かすには、まず理由を知り納得しなければ、人は動きません。

逆にきちんとした説明をすることで、人は動く用意をすることが出来るようになりますよ

 

面接をすることのデメリット

面談をするとメリットもあれば、デメリットも出てきます。

適度の回数で実施すること

月に一回を全員の職員に行うとなんでも言えばいい。

考えなしに言うことがあります。

実例で言うと、『入浴の回数を減らしてほしい』『トイレの回数を減らしたい』といったものが

出てくることがあります。

理由を聞くとしんどい、きつい、めんどくさいなど職員中心のことを言い、利用者の理由ではない

パターンもありました。

回数を増やす＝話すことがなくなってしまう

になってしまうので、正社員は３か月に一回、パート、アルバイトは半年に１回が

ベストと言えるでしょう。

 

時間的問題

実際に、面談を行うにあたって、面談を実施する職員の時間を取らなければなりません。

日々忙しい業務を行っている現場は、いくら時間があっても足りない場面はよくあります。

ですので、人員の調整を行い、職員が円滑に業務を遂行できる状態にしてから行う必要があります。

調整を行わないで、行うことで、早く終わらせて業務に戻らないといけないと思って面談をしていると

その職員が本当に話をしたいことを聞くことができないこともあります。

また、職員が現場に一人居ないことで、事故リスクもでますので、ぜひ調整を行うことを

お勧めします。

 

面談シート

面談シートとは円滑に面談を進めるにあたってはとても有効的なツールとなっています。

特に面談を行うことが少ない人は面談シートを見ながら行うとスムーズに面談を進める

ことが出来るようになります。

また、面談シートには２種類あり、それぞれの特徴を説明していきます。

要点をまとめた面談シート

要点をまとめた面談シートは、事前に聞くこと、聞きたいことなどをこちらで準備しておく方法になります

特に面談が初めての方は事前に準備しておくことで、迷わずに行うことが出来ますよ！

全員同じではなく。統一した内容を８割、個々の内容を２割入れることで、個別化を図ることができます。

個々の内容を変えることになると少人数の施設ではオススメです。

また、悩みなどを聞ける内容であれば、よりＯＫです。

 

個々に記入してもらう面談シート

印刷した内容を職員一人ひとりに記入してもらう方法があります。

この方法は、事前に多くの質問を入れすべての問いに答えてもらい、どういったことが

悩みなのかを聞き出す方法と４～５段階評価で自己評価をしてもらいその中で評価が低いものに対して

おこなうものになります。

この方法では、大人数の施設でオススメします。

全員の把握が難しいことが一番の理由になります。

 

面談の進め方

面談の進め方は様々ありますが、基本的には相手の意見を聞くことを目的に進めていきます。

上司と話をしたり、施設長、管理者など目上の人と話をすると緊張などで、言いたいことを言えない

ことがよくあります。

ですので、すぐに本題に入るのではなく、４ステップで進めます。

ステップ１　事前準備

まずは、場所の準備と時間の準備をしなければなりません。

また、どの職員がいつするのかを知らせておくと職員も伝えておきたいこと

を準備することもできるので出来れば２週間～１０日までに伝えましょう。

また、もし面談シートの個々に記入してもらう方法の時には、目を通しておきましょう。

聞くことなどをマーカーしておくようにしておきましょう。

ステップ２　緊張を和らげる。

まずは緊張を和らげることを一番に考えましょう。

プライベートのことは基本的にNG

 

信頼関係の構築が難しい上下関係がある場合には、プライベートの内容を聞くと嫌な気持ちに

なってしまう職員は多くいることを知っておきましょう。

お勧めの話題として

ステップ３　本題に入る

場が和んだら本題に入ります。

場が和むまでは、ステップ１を続けてください。

面談シートを使い進めていきます。

面談シートは様式をどちらかによって変わりますが、

要点をまとめた面談シートの場合は、１つずつゆっくり時間をかけて聞いていきます。

１～２個項目を聞いたら質問はないかの確認も忘れないようにしましょう。

個々に記入してらもうシートの場合は、事前にマーカーなどをして聞く内容を

まとめておきましょう。

そうすることでスムーズに進めることが出来るようになります。

また、ここで出来ていないこと、注意しなければならないことはここで話をしましょう。

ステップ４　会社の方向性を説明＆フォロー

最後に、今後の会社の方向性を説明しましょう。

面談を行う方が、会社の方向性を何度も伝えることで、共通認識になるので、必ず

毎回、方向性を伝えるようにしましょう。

そうしなければ、１年に２～３回しか行わない面談では、すぐに職員は忘れてしまいます。

そういったこともあり、方向性を伝えるようにしましょう。

そして、ステップ３で注意したこともフォローしておくといいでしょう。

ダメダメではなく、いいことも最後に伝えると効果的です！

だめなところばかりしか言わなかった＝怒られただけ

になってしまっては、面談をしたいと思う職員はいなくなります。

役職＝嫌われるではなく、　役職＝頼れる。相談できる

にすることで、面談を行う前に、職員も「このことを話をしておこう」

と思ったり、考えるようになります。

まとめ

介護の施設は特に職員の面談を行う必要のある職場と言えます。

それはなぜか

福祉は他職業に比べて、ストレスを感じてしまう職場と言えるからです。

そのため、介護施設は、職員を守ることで利用者も守ることができるようになります。

利用者を守るのは、接し方だけではありません。

職員がやめてしまうことでの利用者への負担軽減を行うことができるのも

面談を行う一つの理由と言えるからです。

面談を安易に考えている施設の職員は多くいますが、そうではなく、なぜ自分が

事務作業を行う時間ができているのか。

その他の業務を行うことができるのかをしっかりと考えることができるように

なると思います。

良ければご参考にしていただければと思います。