新人職員の時には、忘れなかったことが中堅以上になると忘れてしまうことがありませんか？
中堅職員になると任される仕事内容がルーティーン業務以外にも
【委員会】 【行事】 【利用者様の状態把握】 【書類作成】など様々な
仕事内容が増えてきます。
仕事内容が増えるということは、より優先順位を付けて行動をしなければなりません。
その為には、まずは全部の仕事内容の重要度を見極める必要が出てきます。
・ToDoの目的を知れる
・実践方法を解説
・メリット
・デメリット
・介護職員による活用方法
目次
ToDoとは
ToDoとは簡単に説明すると『いつかすること』です。
『いつか』 『すること』 に分けると分かりやすいと思います。
『いつか』＝日にち、時間などいつまでに行うことなのか
『すること』＝そのままの意味ですよね！行うこと！
例えば『今週中に会議の資料作成』『来週中にアセスメント報告書を提出する』
そして、することをリスト化したものをToDoリストと言います。
〇ToDoは 『いつかする』
〇ToDoリストは 『いつかするリスト』
と覚えておこう！
ToDoの目的
ToDoの目的は、しなければならないことを書き出して、リスト化して管理をすることを目的としています。
管理とは忘れないことはもちろんですが、『なにをするのか』『いつまでにするのか』を
明確にすることを目的としています。
目的を明確化して、リスト化することで
今なにをしなければならないのかを
洗い出すことが出来るぞ！
実践方法
次に実践方法について説明していきます。
いつかすることを書き出しリストにして管理する。それだけです！
このリストを書くには、メモでもノートでも付箋でも構いません。
お勧めはスマホのアプリで管理したり、カレンダーアプリで管理する方法をお勧めします。
いつでも見ることが出来るものですし、携帯を常備している
のであればなおさら携帯での管理をお勧めします。
また、携帯を常備できなくても職場のパソコンにフォルダー
を作ってる方法もあります。
そして、作成した、『ToDoリスト』をやり残しなく実施していくことがToDoの実践になります。
ToDoのメリット
ToDoは正しく作ることによって業務を効率的に行うことが出来るようになります。
抜け、漏れがなくなる
ToDoリストを漏れの防止になります。
日々、業務を行っていく中で、どんどんToDoは増えていきます。
増えているToDoを頭の中だけで覚えることは、とても難しいです。
人間ですので、忘れていた。うっかりなどが出てきますので、ToDoリストを作り、全てのToDoを管理することで、
『ToDoを忘れているんじゃないか』『ToDoの期限はいつだったか』
など不安の解消することが出来ます。
スケジュール管理が出来る
ToDoリストを作成することによって、作業量の把握をすることが出来る為、
スケジュールの調整が比較的にしやすくなります。
上司への報告の日程、委員会の日程調整なども行うことが出来るようになります。
優先順位を付けれる
ToDoが増えることによって、どの作業がら始めればいいか分からなくなることがありますよね？
そういった時に、リストを作ることによって、ToDoの優先順位を決めることが可能になってきます。
例えば、
『日にちが近いからこちらを優先』
『重要な資料で直しが出るかも』と思えば
上司へ提出してから違うToDoをしよう
など優先順位を付けることが出来るぞ！
頭の中を整理することが出来る
ToDoを頭の中だけで管理することは【抜け、漏れがなくなる】で説明しました。
今まで、頭の片隅にあったものをリスト化することによって仕事をする時に、
悩まずに作業を始めることが出来るようになります。
また、モヤモヤでしていた内容も、しっかりと把握して作業を始めることが出来る
為、作業の効率も上げることが出来るようになりますよ！
ToDoリストのデメリット
メリットだけではありません。
ToDoリストにはデメリットもあります。
手間がかかってしまう
ToDoリストは自ら作らなければならないので、書くことはもちろん
ToDoを言われた時に、その都度、リストの優先順位を見直す必要が出てきます。
それが面倒と感じる方もいるかもしれません。
ですが、上記で上げたようにToDoリストを作ることによておくのメリットを得ることが出来ます。
介護職員の活用方法
ここまでは一般的に言われているToDoリストについて説明してきましたが、ここからは介護職員の活用方法を
説明していきます。
一般職と違って介護職員はルーティーン業務を行いながら、中堅職員から行事、委員会など様々なToDoを
任されるようになってきます。
また、より上の副主任(サブリーダー)、主任(リーダー)、介護長、管理者、施設長となればより多くのToDo
をこなしていかなければならなくなります。
ルーティーン業務の合間にToDoを入れろ！！
対人の仕事なので、全てが予定通りにはならないと思いますが、時間を作ることも中堅職員から出来る
ようになってくると思います。
ToDoを入れることが出来る時間を見つけては、10分でも15分でも少しの時間をリスト化したものを
取り組んでいくことで、ToDoを減らすことが出来るようになります。
日程を事前に知り、ToDoを減らす
勤務を作っている方に、行事、委員会などの日程がいつになるのかを聞いておくことで、ToDoリスト化したもの
の優先順位を付けることができるようになります。
また、自ら勤務を組む方はより、優先順位を付けることができるようになります。
ToDoリストに囚われるな
ToDリストを行う為には、優先順位を付け、その日程、スケジュールに合わせて作業を行っていきますが
介護職員の場合、確実に行える、出来ることは逆に稀になります。
ToDoリストだけにこだわるのではなく、より簡単なToDoだけを張り出すだけでも忘れずに行うことが出来る
ようになってきます。
最後に
介護職員の場合には、ToDoのリスト化まではいくことは難しい場面、場合が多いので、
ToDoを付箋に書くなどで忘れることを減らすことが出来ます。
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